НТВП "Кедр - Консультант"

912-333

Услуги

О затратах на такси при проезде командированного от дома до места отправления в командировку

Распечатать

Сотрудник, уезжая в командировку, от дома до места отправления воспользовался услугами такси. В положении о командировках расходы на такси не предусмотрены. С организацией оказывающей услуги такси фирмой заключен договор. Факт того, что сотрудник воспользовался данной, был обнаружен только после представленных документов контрагента

 

Вопрос  Можно ли взыскать средства с сотрудника, как необоснованные расходы? Как правильно оформить документы на удержание?

 

Ответ. 

Необоснованные расходы - это затраты, которые не являются экономически оправданными. Вот несколько причин, по которым налоговый орган может попытаться признать расходы необоснованными:

•          они не привели к получению доходов;

•          в результате этих расходов компания получила убыток;

•          размер расходов не соответствует финансовому положению организации;

•          расходы не связаны с основными видами деятельности компании;

•          куплено слишком дорогое имущество, например люксовый автомобиль, сделан дизайнерский ремонт в офисе.

Однако даже это не означает, что расходы автоматически можно признать экономически необоснованными. В Налоговом кодексе РФ нет такого критерия как соответствие понесенных расходов финансовому положению налогоплательщика.

Обоснованность расходов должна оцениваться с учетом намерений налогоплательщика получить экономический эффект, а не с точки зрения целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.

Расходы организации должны соотноситься с характером ее деятельности, а не с получением прибыли. Они учитываются независимо от наличия или отсутствия доходов от реализации в налоговом периоде (Письмо Минфина России от 28.12.2017 N 03-03-06/1/87897).

Налогоплательщик осуществляет деятельность самостоятельно на свой риск и вправе сам оценивать ее эффективность и целесообразность (Письмо Минфина России от 20.06.2017 N 03-03-06/1/38489).

Путеводитель. Какие затраты признаются расходами для налога на прибыль (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

Можно ли компенсировать работнику учреждения расходы на пользование такси в командировке

Нет, за исключением некоторых случаев.

Например, нельзя возмещать такие расходы за счет бюджетных средств, если у вас федеральное государственное учреждение (пп. "в" п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729). Однако предусмотрено, что "иные" расходы, совершенные с ведома или разрешения работодателя, могут быть возмещены, но только за счет экономии средств, сложившейся, в частности, при исполнении учреждением плана финансово-хозяйственной деятельности (п. 3 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729). Поэтому, если расходы на пользование такси отнесены к иным и произведены с учетом этих условий, полагаем, что вы можете их компенсировать работнику.

Если у вас госучреждение субъекта РФ или муниципальное учреждение, действуйте с учетом порядка, установленного для вас соответственно нормативным правовым актом органа госвласти вашего субъекта РФ или органа местного самоуправления (ч. 3 ст. 168 ТК РФ). Например, для них может быть также установлено, что работнику компенсируются дополнительные расходы с ведома работодателя, в частности, за счет экономии средств, образовавшейся при исполнении учреждением плана финансово-хозяйственной деятельности.

В любом случае возместить такие расходы можно только на основании подтверждающих документов (п. 24 Положения о служебных командировках, Письмо Минфина России от 12.09.2018 N 03-03-06/1/65357). Например, если работник пользовался легковым такси, он должен представить вам кассовый чек либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать обязательные реквизиты (Письма Минфина России от 25.03.2020 N 03-03-07/23568, от 02.03.2017 N 03-03-07/11901).

Готовое решение: Как компенсировать работнику учреждения стоимость проезда к месту командировки и обратно (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

Удержания из заработной платы для погашения задолженности работника перед работодателем могут производиться в следующих случаях (ч. 2 ст. 137, ч. 1 ст. 238, ч. 1 ст. 248 ТК РФ):

1)         для возмещения неотработанного аванса, выданного в счет заработной платы;

2)         для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

3)         для возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок, а также в случае признания вины работника в невыполнении норм труда или простое.

4)         для возмещения работодателю причиненного работником ущерба в рамках привлечения его к материальной ответственности в пределах среднего месячного заработка;

5)         за неотработанные дни отпуска - при увольнении работника до окончания года, в счет которого он получил ежегодный оплачиваемый отпуск (за исключением увольнения, в частности, в связи с ликвидацией организации или сокращением численности или штата работников).

Ситуация: В каких случаях работодатель вправе производить удержания из заработной платы? ("Электронный журнал "Азбука права", 2021) {КонсультантПлюс}

Порядок взыскания материального ущерба

Чтобы взыскать ущерб с работника или коллектива работников, работодатель должен:

•          провести инвентаризацию имущества в организации и выявить утраченное или поврежденное имущество (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н);

•          назначить служебное расследование, создать комиссию по служебному расследованию, установить причины утраты или повреждения имущества (ч. 1 ст. 247 ТК РФ);

•          истребовать с работника письменные объяснения причин возникновения ущерба. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составить соответствующий акт (ч. 2 ст. 247 ТК РФ);

•          определить размер ущерба исходя из фактических потерь по рыночным ценам на день возникновения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухучета (с учетом износа) (ч. 1 ст. 246 ТК РФ);

•          если ущерб причинен несколькими работниками, необходимо определить степень вины и размер ответственности каждого работника.

В ходе проведения проверки, а также после ее окончания работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их (ч. 3 ст. 247 ТК РФ).

Ущерб, причиненный работодателю, может быть взыскан как в судебном, так и в досудебном порядке.

Если ущерб не превышает среднего месячного заработка работника, взыскание производится на основании распоряжения работодателя без обращения в суд.

Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (ч. 1 ст. 248 ТК РФ).

Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).

С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество (ч. 5 ст. 248 ТК РФ).

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом. Работодатель может обратиться в суд, даже если работник уволился, не возместив ущерба (ч. 3 ст. 232, ч. 2 ст. 248 ТК РФ).

Для взыскания ущерба работодатель может обратиться с исковым заявлением к работнику в районный суд в течение года со дня обнаружения причиненного ущерба. При наличии соглашения о добровольном возмещении ущерба, по которому работник прекратил платежи, годичный срок для обращения в суд исчисляется с момента, когда работник должен был внести очередной платеж, но не сделал этого (ч. 3 ст. 392 ТК РФ; п. п. 3, 12 Обзора, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 05.12.2018).

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю (ч. 6 ст. 248 ТК РФ).

Ситуация: Когда работник несет материальную ответственность перед работодателем? ("Электронный журнал "Азбука права", 2021) {КонсультантПлюс}

Из выше сказанного делаем вывод, что если данному сотруднику не выдавалось разрешения воспользоваться такси, тогда необходимо составить приказ на возмещение причиненного ущерба предприятию.

Подборка документов(см. приложение)

Готовое решение: Как бюджетному и автономному учреждению вести бухгалтерский учет расчетов по удержаниям из выплат по оплате труда (счет 0 304 03 000) (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

 

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» бухгалтером-консультантом ООО НТВП «Кедр-Консультант» Петровой Натальей Борисовной в апреле 2021 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Данная консультация прошла контроль качества:

Рецензент - Бушмелева Галина Владимировна, профессор кафедры «Бухгалтерский учет и АХД» ИжГТУ им. М.Т. Калашникова